Villkor

1. Definitioner

• Arrangemang: När lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. konferens eller grupp- och festvåningsbeställning.

• Beställare: Den person (juridisk eller fysisk) som är betalningsskyldig för arrangemanget.

• Leverantör: Den anläggning som levererar arrangemanget.

• Beställningsvärde: Avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, samt pris för särskilt beställda tjänster.

• Bokningsförmedlare: Företag som förmedlar arrangemangsbokningar, inklusive eller exklusive betalningsförmedling.

2. Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.

3. Förskott

• Bokning mindre än tre månader före arrangemanget: förskott på 50 % av bekräftat belopp.

• Bokning mer än tre månader före arrangemanget: 25 % vid bokning och 25 % tre månader före arrangemanget.

• Förskott förfaller till betalning inom 10 dagar från fakturadatum. Fakturor skickas omgående efter bekräftad bokning samt tre månader innan arrangemanget vid långtidsbokning.

• Betalas inte förskottet är beställningen inte bindande för leverantören.

4. Särskilda önskemål vid beställning

Särskilda önskemål om t.ex. specialkost, husdjur eller säkerhetsarrangemang ska meddelas vid beställningstillfället.

5. Värdefull egendom

Om beställaren vill förvara egendom av högt värde hos leverantören, ska detta meddelas. Leverantören ansvarar endast om skriftlig bekräftelse på ansvar har lämnats.

6. Avbeställning

• Avbeställning ska ske skriftligt.

• Avbeställning senare än fyra veckor före arrangemangets första dag medför ersättning enligt procentandel av beställningens värde (anges i bekräftelsen).

• Avbeställning av del av beställning gäller endast för den avbeställda delen.

7. Betalning

• Beställaren ansvarar för samtliga kostnader enligt beställningen.

• Om deltagarna betalar själva måste detta godkännas av leverantören.

• Uteblivna deltagare ger inte rätt till prisnedsättning.

• Betalning sker enligt överenskommelse. Vid fakturering: full betalning inom 10 dagar, dröjsmålsränta enligt gällande referensränta + 8 %. Faktureringsavgift tillkommer.

8. Reservation för prisändringar

• Eventuella prishöjningar ska anges tydligt i bekräftelsen.

• Beställaren informeras om pristillägg omgående.

9. Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande händelser utanför leverantörens kontroll ger rätt att häva avtalet utan skadeståndsansvar.

10. Ansvar för egendom / vållande av skada

• Leverantören ansvarar inte för egendom i hotellrum eller lokaler, förutom vid vårdslöshet eller oaktsamhet.

• För egendom i låst förvaringsutrymme gäller ansvar, utom för särskilt värdefull egendom (se punkt 5).

• Beställaren ansvarar för skador som denne eller deltagare orsakar leverantören.

11. Tvister

Visitas ansvarsnämnd står kostnadsfritt till parternas förfogande vid tvister. Medlemsföretag följer ansvarsnämndens beslut.

12. Bokning genom förmedlare

Vid bokning och betalning via förmedlare ska bolaget hålla leverantörens pengar på separat konto och redovisa mottagna medel gentemot leverantören utan dröjsmål.

Gäller från och med 2014-11-01

Avbeställning för konferenser och grupper upp till 70 personer*

• 100 % av arrangemanget kan avbokas kostnadsfritt fram till fyra veckor innan ankomst
• 25 % av arrangemanget kan avbokas kostnadsfritt fram till två veckor innan ankomst
• Avbokningar utöver debiteras till 100 %

Avbeställning för konferenser och grupper över 70 personer*

• 100 % av arrangemanget kan avbokas kostnadsfritt fram till åtta veckor innan ankomst
• 25 % av arrangemanget kan avbokas kostnadsfritt fram till fyra veckor innan ankomst
• 10 % av arrangemanget kan avbokas kostnadsfritt fram till en vecka innan ankomst
• Avbokningar utöver debiteras till 100 %

Avbeställning för konferenser och grupper över 140 personer*

• 100 % av arrangemanget kan avbokas kostnadsfritt fram till 12 veckor innan ankomst
• 25 % av arrangemanget kan avbokas kostnadsfritt fram till åtta veckor innan ankomst
• Avbokningar utöver debiteras till 100 %

*Antal personer gäller ursprungsbokningen

Om ni önskar betala mot faktura ber vi att få fullständiga fakturauppgifter vid bokningstillfället.
Vi fakturerar efter arrangemangets avslut till en fakturamottagare.
I övrigt följer vi Visitas allmänna villkor för konferenser.